Enkele concretere ideeën

20.04 “Treat employees like they make a difference and they will”​

blij ei

Wij zijn ervan overtuigd dat de UGent naar een hoger niveau getild kan worden door meer vertrouwen te hebben in medewerkers en door hen meer te durven betrekken bij het bestuur van de UGent.

De expertise van ATP-medewerkers wordt in theorie weliswaar erkend, maar toch zien en horen we regelmatig dat er op diverse bestuursniveaus al te vaak pas op die expertise beroep gedaan wordt nadat belangrijke beslissingen reeds genomen zijn.

Wij zijn grote voorstanders van het écht betrekken vóór de beslissing genomen is. Een universiteit met een cultuur van vertrouwen en betrokkenheid waar iédereen durft denken!

20.05 Collaboratieplatform​

poster2_collaboratieplatform

Eén van de manieren waarop dat kan gebeuren, is een online collaboratieplatform opzetten, naar het voorbeeld van de VUB. Via een dergelijk platform kunnen goede ideeën makkelijker doorstromen naar het bestuur en zullen beleidsbeslissingen beter/breder gedragen worden.

Een collaboratieplatform kan ook ingezet worden om onderlinge samenwerking over alle mogelijke grenzen heen een zeer welkome boost te geven. Ook als ATP’ers merken we immers dat de grenzen van samenwerking en het delen van expertise nog te vaak samenvallen met de (helaas weinig poreuze) “muren” van de eigen vakgroep, dienst, faculteit of directie.

In ‘Durf denken, durf dromen’, bracht onze vorige rector Anne De Paepe deze problematiek terecht onder de aandacht. Haar pleidooi voor excellent onderwijs en onderzoek, waarbij we multidisciplinair en interdisciplinair moeten durven denken en werken, is een zeer terechte analyse. Of zoals ze het mooi samenvatte: ”We moeten niet alleen over het muurtje kijken, maar vooral muurtjes afbreken”.

Een online inspraak- en collaboratieplatform kan volgens ons één van de manieren zijn om die muurtjes (verder) te slopen. En het is tegelijk de ideale plek om best cases te delen over organisatievormen, administratieve vereenvoudiging, duurzaamheid enzovoort.
Verder kan het ook een plaats zijn waar je een overzicht vindt van alle mogelijke focusgroepen, klankbordgroepen,…

In tijden van burgerparticipatie zou het een evidentie moeten zijn dat een universiteit daarin een voortrekkersrol speelt. Laat ons de expertise en gedrevenheid van onze medewerkers volledig ten gelde maken en geef hen de mogelijkheid om samen écht ‘outside of the box’ mee te denken en doen. Onze universiteit kan er enkel wel bij varen…

20.06 Duurzaamheid

poster2_duurzaamheid_transitieugent

Binnen de UGent werkt de open denktank ‘Transitie UGent‘ rond duurzaamheid. Een grote groep van geëngageerde studenten, onderzoekers, docenten en ATP-medewerkers werken hiervoor samen; een mooi voorbeeld van ‘hokjesoverschrijdende samenwerking’ van onderuit die écht werkt en waar de UGent toont dat collectief ‘outside of the box’-denken de motor kan zijn van échte verandering.

Samen met véle tientallen collega’s hebben ook wij een kleine bijdrage geleverd aan het nieuwe memorandum dat er binnen enkele maanden aankomt en waarmee we collectief op een constructieve manier druk willen zetten op het duurzaamheidsbeleid en het UGent-bestuur oproepen om – ook op vlak van duurzaamheid – niet alleen te durven denken, maar écht te durven doen. Het wordt van een universiteit trouwens meer dan ooit verwacht om een leidende rol op te nemen in de transitiebeweging en niet enkel tevreden te zijn met voorzichtige, gemakkelijke en behoudsgezinde maatregelen.

Het nieuwe memorandum zal een hele reeks voorstellen omvatten op vlak van energie, mobiliteit, groenbeheer, aankopen en materiaalbeheer, voeding, onderzoek en onderwijs. Het vormt niet alleen een grote inspiratiebron, maar tevens een mooie voorzet naar concreet beleid. We hopen alvast dat het bestuur deze voorzet ook op overtuigende wijze zal binnenkoppen…

20.07 Flexibiliteit

poster2_flexibiliteit_ferrari_telewerk

Van medewerkers wordt vaak flexibiliteit gevraagd, omgekeerd zou een grotere mate van flexibiliteit ook wenselijk zijn zodat de work-life balance in evenwicht blijft. Flexibelere werkuren zouden bijvoorbeeld kunnen leiden tot een aantal positieve neveneffecten: meer woon-werkverkeer met de fiets en/of openbaar vervoer.

Ook flexibiliteit op vlak van woon-werkverkeer moet mogelijk zijn. Een dag met de fiets komen, een andere dag misschien met de trein of de bus en soms – als de nood daar is – met de auto.

En een evaluatie van het telewerken lijkt ons goed idee zijn. Er zijn hier en daar nog wat ongelijkheden. Een basisrecht van 1 dag telewerk per week zou bijvoorbeeld een denkpiste kunnen zijn…

20.081 We are UGent! Eilanden verbinden door infrastructurele maatregelen

poster2_satellietkantoren_loge_wifi

Samenwerking kan gestimuleerd worden infrastructurele maatregelen. Waarom niet eens telewerken op een andere dienst, vakgroep of campus? Of als we echt outside of the box durven denken: op een andere universiteit… Een netwerk van satellietkantoren die samenwerking stimuleert en meteen ook bijdraagt aan een betere mobiliteit door efficiëntere woon-werkverplaatsingen.

Meer informele ontmoetings- en overlegruimtes kunnen samenwerking stimuleren. En uiteraard een loge voor het ATP… 😉 Zo kunnen grenzen tussen ATP-collega’s vervagen en samenwerking en onderlinge contacten versterkt worden.

En uiteraard overal wifi. 😉 Maar vooral een digitaal collaboratieplatform want dit is een investering die zichzelf meer dan terugbetaalt.

20.082 We are UGent! Eilanden verbinden door ondersteuning van medewerkersinitiatieven…

poster2_sport_weareugent

De UGent zou initiatieven van medewerkers meer moeten ondersteunen. Dit zou kunnen door een ‘light’ erkenningsstatuut waarbij verzekering, gebruik lokalen, gebouwen en parkings minstens een evidentie moet zijn.

Een officieuze erkenning kan ook de zichtbaarheid vergroten, wat tevens de betrokkenheid kan verhogen. Momenteel is dit voor studentenverenigingen evident, maar voor personeel niet.

Een zeer effectieve manier om eilanden te verbinden is sport of beweging op het werk tijdens de middagpauze. De UGent mag dit meer promoten en faciliteren.

Op initiatief van de ATP-raad werd trouwens een werkgroep sport- en bewegingsbeleid opgestart. Voor meer info hierover kan je contact opnemen met Lena De Cock of Ineke Imbo.

20.09 Durf experimenteren, durf fouten maken, durf doen

poster2_durfexperimenteren_ugoogle_pizzamodel

Wij vinden dat er meer ruimte mag zijn voor experimenten op diverse vlakken: samenwerking, infrastructuur,… Zo kan samenwerking over alle grenzen en geledingen heen geoptimaliseerd worden en kan de efficiëntie van de organisatie verbeterd worden.

Essentieel is dat er niet enkel top-down geëxperimenteerd kan worden, maar dat initiatieven vooral ook bottom-up de kans moeten krijgen! We moeten als UGent veel meer inzetten op betrokkenheid en ondernemerschap bij al onze werknemers.

Als universiteit zou de UGent veel meer nog dan vandaag een broeikas moeten zijn, een ‘veilige omgeving’ waar het evident is – tot welke personeelsgeleding je ook hoort – dat iedereen zijn/haar mening en ideeën op tafel kan leggen en waar men ook de kans krijgt om daar echt mee aan de slag te gaan, te ‘experimenteren’ in de ruime zin van het woord. Met andere woorden, een omgeving waar iedereen kan denken én doen.

Deze experimenten mogen lang genoeg in de experimentele fase worden gehouden, zodat er voldoende tijd is om een draagvlak te creëren en zodat kinderziektes verdwenen zijn voordat een en ander eventueel breder wordt uitgerold. Want kinderziektes of fouten, die zullen er zijn, zeer zeker en die zijn ook toegestaan! Enkel op die manier creëren we een omgeving waar mensen boven zichzelf (durven) uitstijgen en waar ideeën de kans krijgen om ‘op te borrelen’, levensvatbaar te worden, te groeien en – finaal – mee bij te dragen tot een betere UGent, versie 20.18.

Idealiter vind je een overzicht van alle ‘experimenten’ op een collaboratieplatform (zie boven 20.05), zodat het ook mogelijk is om van mekaar te leren, ideeën op te doen en kruisbestuivend te werken.

Enkele voorbeelden van reeds bestaande ‘experimenten’ binnen de UGent zijn bvb.

– Het ‘pizzamodel’ waarbij je expertise kan bundelen over vakgroepen of diensten heen maar waarbij je wel lokaal verankerd blijft. Het idee achter het ‘front officers model’ ligt zeker in dezelfde lijn, al denken we dat dit laatste misschien iets teveel top-down ontstaan is.

– De Google 20% regel waarbij je naast je reguliere takenpakket 20% van je werktijd kan besteden aan het uitwerken van jouw idee, talent,… waar de UGent beter van wordt. De beste innovaties van Google ontstaan uit die 20 %.

20.10 VerMinderen en optimaliseren van administratieve processen

poster2_kafka

Administratieve processen zijn er om ons werk te vergemakkelijken, maar te vaak maken ze ons werk net moeilijker. Daarom vinden we het belangrijk om in te zetten op administratieve optimalisatie.

De ATP-raad heeft met VerMinder al een mooie aanzet gegeven en we juichen daarom het nieuwe initiatief van de UGent ‘UGent verlicht’ toe, al vinden we het tegelijkertijd een gemiste kans dat er geen ATP-medewerkers werden betrokken bij deze denktank. Betrokkenheid vóór de beslissingen worden genomen vinden we een evidentie, zéker als het over administratie gaat.

Laat ons bovendien niet alleen bevragen wat er fout loopt, maar gelijktijdig ook de best cases oplijsten, zodat er ook mogelijkheid geboden wordt om van mekaar te leren en inspiratie te putten uit oplossingen van andere collega’s, over alle mogelijke ‘grenzen’ van directies, faculteiten, vakgroepen en diensten heen.

Ook dat aspect zou gekoppeld kunnen/moeten worden aan een UGent collaboratieplatform! (zie 20.05)

​20.11 Diversiteit

poster2_diversiteitsamengevoegd

Naast een evidente instroom van meer medewerkers met een multiculturele achtergrond, een functiebeperking of chronische ziekte en naast een genderevenwicht geloven wij ook in een nog bredere interpretatie van diversiteit.

Durf nog meer experimenteren met samenstellingen van teams, niet alleen over personeelscategorieën heen maar ook met medewerkers die misschien niet altijd verwacht worden en geef zo mensen de kans om te groeien.

Het is niet voldoende om te zeggen dat we ‘divers’ zijn, maar laat iedereen vanuit verschillende groepen ook écht participeren, geen schijnparticipatie.

Zodat iedereen zich ongeacht zijn achtergrond thuis voelt aan de UGent.

20.12 Welzijn op het werk, een evidentie?!

poster2_welzijn
Een aangename, ‘veilige’ werkomgeving, in alle betekenissen van het woord, het zou een evidentie moeten zijn binnen de UGent, denken wij. Onder meer het creëren van een positief werkklimaat is daarbij essentieel, zodat psychosociale risico’s veroorzaakt door het werk zoveel mogelijk worden voorkomen.

Een positief werkklimaat is natuurlijk iets waar we met z’n allen dag in dag uit moeten aan werken, waar elke medewerker, leidinggevende,… een rol in speelt. Maar wanneer het fout loopt, is het essentieel dat mensen dit in alle vertrouwen kunnen signaleren en dat er gewerkt kan worden aan een positieve oplossing voor het gesignaleerde probleem.

Dat de UGent, naast de centrale vertrouwenspersonen, sinds juli 2017 gestart is met de uitbouw van een netwerk van facultaire vertrouwenscontacten, kunnen we dan ook enkel toejuichen. De aanwezigheid van lokale aanspreekpunten werkt voor sommige collega’s immers drempelverlagend, wat enkel een goede zaak kan zijn om ook tijdig eventuele psychosociale knelpunten/problemen te melden.

Uiteraard is deze uitrol een continu leerproces, het is dan ook niet meer dan normaal dat er hier en daar nog ruimte is voor verbetering. Zo vragen we ons bijvoorbeeld af of het niet nuttig kan zijn om bijvoorbeeld minstens 2 vertrouwenscontacten te voorzien per faculteit, ongeacht de grootte ervan, waarvan minstens één ATP’er en één ZAP’er? Voor heel wat ATP-collega’s is het immers helemaal niet zo evident om over hun situatie vrijuit te praten met een ZAP-collega, terwijl de drempel omgekeerd soms ook lager kan zijn omdat een collega-ATP’er zich in sommige werksituaties misschien beter kan herkennen,…

Los van het bovenstaande en eventuele andere verbeterpuntjes lijkt verder investeren in dit netwerk van vertrouwenscontacten, zowel op vlak van (centrale) ondersteuning als op vlak van communicatie (het netwerk is momenteel immers nog onvoldoende gekend in de faculteiten) ons in elk geval een vanzelfsprekendheid.

Daarnaast vragen we ons af of een (intensere) samenwerking van de vertrouwenscontacten en de personeelsdienst geen mogelijkheden kan bieden om van de UGent een nog betere werkplek te maken. Denk maar aan het aanbod voor een ‘exitgesprek’/exitbevraging dat reeds gedaan wordt aan collega’s die de UGent verlaten.

Zou het bijvoorbeeld geen optie kunnen zijn om dit aanbod verder uit te werken, minder vrijblijvend te maken en ook toe te passen in de context van mensen die weliswaar binnen onze universiteit blijven, maar die switchen van vakgroep, dienst, faculteit of directie? Bij dergelijke ‘transitgesprekken’ zou DPO zeker het voortouw kunnen blijven spelen, maar een eventuele samenwerking tussen DPO en de vertrouwenspersonen kan er misschien voor zorgen dat problematische situaties (bvb. groot personeelsverloop op bepaalde diensten) sneller gedecteerd wordt, maar dat er ook meteen in alle vertrouwen een gesprek kan aangegaan worden met de vertrouwenscontacten als daar nood aan is.

Ook meer in het algemeen zouden op die manier verbeterpunten sneller aan het licht kunnen komen en beter opgevolgd kunnen worden, wat de werkomgeving voor de ‘achterblijvers’ dan weer enkel ten goede kan komen…

​20.13 Loopbaanpaden, Geef personeelsleden doorgroeikansen, lange termijn perspectief

poster2_loopbaanperspectieven

 

20.14 Durf (permanent) evalueren, ook van leidinggevenden -> 360 gradenevaluaties

poster2_360graden

 

​20.15 Stemgewichten en stemsyteem algemeen

poster2_stemgewichten

Belofte maakt schuld.

20.16 Openbaarheid van bestuur

poster2_openbaarheidvanbestuur

 

20.17 Archaïsche reglementering

poster2_vakgroepreglement

De reglementen van vakgroepraden hebben dringend een update nodig. Dat het een gunst is als ATP om hier lid van te zijn, lijkt ons echt niet meer van deze tijd.

​​20.18 Ook jullie ei(eren) zijn zeer welkom!

poster2_input

We geloven vooral in jullie talenten en ideeën!

Advertenties
%d bloggers liken dit:
search previous next tag category expand menu location phone mail time cart zoom edit close